Оформление титульного листа личного дела

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Заведение личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации и избегать штрафов за нарушение правил работы.

Как правильно оформить и хранить личные дела работников? Какие документы вообще не должны быть в личном деле работника. Ответы на эти вопросы вы найдете здесь.

В обязательном порядке для всех работодателей ведут личные дела граждан. Примечание: не у каждого работодателя они есть в наличии, и их заводят по особым правилам на гражданских служащих;

Таково требование закона « О государственной гражданской службе в РФ » от 27. 07 2004 No79 –ФЗ, касающееся персональных данных и других сведений о гражданах (а именно об этом мы будем говорить далее)[ / stextbox] В них заносятся персональные данные, связанные с прохождением или увольнением гражданских служащих из государственных органов; сведения необходимые для обеспечения деятельности госорганов: [/stextbox], например?

Что касается коммерческих организаций (а именно о них и пойдет речь далее), то в их обязанности не входит вести личные дела персонала.

На практике компании так и поступают.

Это позволяет упорядочить и систематизировать кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике.

Какие требования нужно соблюдать, чтобы не платить за все эти удобства? Рассказываем далее. Индивидуальное дело представляет собой папку или файл с определенным набором документов о работнике и его работе.

В первую очередь это право, а не обязанность. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав определяется исходя из собственных представлений и потребностей компании; закрепить его целесообразно локальной нормативной нормой (например, локальным актом).

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

1. должностная инструкция;
2. копии приказов по сотруднику.
3. анкета, заполняемая при приеме на работу;
4. трудовой договор;

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела.

«Перед вами копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта (документ о СНИЛС), свидетельства об ИНН и т. д». Все эти документы содержат персональные данные человека; они не предназначены для хранения или распространения персональных данных людей. [ / stextbox ] И хранить их просто так нельзя! Как минимум вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели использования этих сведений.

По крайней мере, поступать так разрешает Роструд.

Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов.

Получив все необходимые документы, работник может спокойно оформить трудовые отношения. ) Это исключит риск претензий при проверках!

И конечно, не следует хранить копии документов на уволенных сотрудников. По закону «О персданных » от 27 июля 2006 года No 152 -ФЗ данные хранятся в течение того времени, пока это требуется целям обработки персональных данных (ст.123-фз).

Роскомнадзор проверит работу с персональными данными. Нарушение ст 13.1 КоАП грозит серьезными штрафами и ограничениями в работе со сведениями о гражданах, пишут «Известия».

К личным делам относятся и личные дела, которые тоже являются персональными данными. Поэтому при работе с ними нужно действовать в рамках законодательства по личному делу : они должны быть оформлены строго согласно законам о персональных данных.

Как правило, порядок следующий:

• В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
• Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
• Каждый лист дела нумеруется.
• На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
• Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

В отделе кадров личные дела сотрудников регистрируются в журнале учета личных дел (форма журнала может быть разработана самостоятельно ). После увольнения сотрудника дело закрывают.

Не ранее, чем через год или три года после завершения дела его пересылают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

1. оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
2. пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
3. составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
4. сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;

Дело готово к передаче в архив. Согласно ст 22.1 закона «Об Архивном деле » от 23.10.2004 No 125 -ФЗ, документы по личному составу хранятся 75 лет и 50 лет соответственно; до 01.01. 2003 — 55 лет (срок хранения документов составляет 100-150 дней).

Если срок хранения не истёк, то можно уничтожить личное дело в любое время. В том числе когда истекает его срока действия ( ст 445 Перечня Росархива). Иметь или нет личные дела сотрудников — это право работодателя: вести их нужно бессрочно – статья 584 ФЗ «О персональных данных». [ / stextbox] Для того чтобы оформить личный архив работника работодатель должен определить порядок работы с личными делами работников; а также соблюдать установленные законом правила ведения личной информации, порядок и сроки хранения кадровой документации организации.