Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек: законодательные требования и правила оформления

На момент приема на работу в паспортном столе находится трудовая книжка, которая должна быть правильно заполнена и храниться у работодателя. [ / stextbox ] ru/ // «storage»] Как завести трудовые книжки? Для этого необходимо знать: что такое трудовой договор; как его заполнять (вносить изменения) или же вообще не иметь трудовых книжек при приеме-выпуске.

Книга учета движения трудовых книжек (Книга) представляет собой документ, в

Как называется этот документ, который фиксирует все операции с трудовой книжкой (в том числе и прием на хранение), происходящие в ней. Например: его принятие работником или выдача ему ее навсегда при наличии соответствующих условий труда; получение им этой книжки временно либо пожизненно для выполнения трудовых обязанностей по договору у работодателя — это не просто требование закона о труде!

В данном Постановлении содержатся положения, которые устанавливаются «Правилами ведения и хранения трудовых книжек », а также «Порядком оформления трудового договора» (ст. 16). Форма книги утверждена Постановлением Минтруда РФ от 17.04. 2003 N 222 « О трудовой книжки». Ее форма была введена постановлением Правительства Российской Федерации No 220 “О составе сотрудников организаций“» в редакции постановления правительства России о проведении переписи населения по месту жительства работников.

Форма книги утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

В случае отсутствия документа руководитель может быть привлечен к ответственности, установленной ст. 69 (при наличии документов и их неправильного оформления).

5.27 . Размер штрафа в этом случае составит:

1. для юрлиц — от 30 до 50 тыс. руб.
2. для должностных лиц — от 1 до 1,5 тыс. руб.;
3. для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юрлица — от 1 до 1,5 тыс. руб.;

Для предотвращения возможного наказания в случае неисполнения трудовых обязанностей работодателям необходимо знать, как правильно заполнить и оформить документ.

В Книгу вносят сведения обо всех событиях, которые происходят с трудовыми книжками работников. Например :.

1. оформление в нее нового в том случае, если закончились страницы;
2. прием документа от принятого на работу сотрудника;
3. оформление нового в том случае, если работник трудоустраивается впервые;
4. выдача , если это необходимо;
5. выдача документа сотруднику на руки в случае увольнения.

Записи о всех этих событиях вносятся на страницах Книги по хронологическому порядку. Книга должна быть заполнена согласно определенным законодательным требованиям, а именно :.

• Правильная сквозная нумерация. Документ обязательно должен быть пронумерован, причем допускается делать это как на страницах, так и на листах. Главной целью этого является не допустить в дальнейшем, чтобы отдельные листы Книги были изъяты или заменены.
• Соответствие установленной формы. Правильная форма Книги имеется в Приложении №3 к указанному выше Постановлению Минтруда.
• Наличие определенных реквизитов на последней странице. Здесь ставится заверительная запись, которая включает в себя такие данные:
  • название документа;
  • число страниц или листов, в зависимости от способа нумерации (должно быть указано как цифрами, так и прописью);
  • дата заведения документа;
  • подпись, должность и ФИО лица, которое заверяет Книгу.
• подпись, должность и ФИО лица, которое заверяет Книгу.
• название документа;
• Твердая обложка.
  Соблюдение этого требования желательно, поскольку планируется, что документ будет находиться в использовании на протяжении нескольких лет, а после еще долгое время в архиве.

  Твердый переплет поможет сохранить Книгу максимально долго.

• число страниц или листов, в зависимости от способа нумерации (должно быть указано как цифрами, так и прописью);
• Правильная .
  Прошивается Книга с соблюдением тех же требований, что и для большинства других документов. Нити прошивки, а также заверительная запись должны быть скреплены пломбой или сургучной печатью.
  Что касается их замены на обычную бумажную наклейку, то правилами это не допускается.
• дата заведения документа;

Стоит учесть, что право на заверение предоставляется только руководителю организации или ИП.

В том, что касается других должностных лиц ( заместителя руководителя, бухгалтера и сотрудника отдела кадров), то они не имеют на это права.

В книге указывается не сколько календарных лет, как большинство кадровой документации компании и что ее можно будет использовать только до полного окончания страниц…. [].

За длительный период заполнения документа не исключена возможность того, что в нем могут возникнуть ошибки.

В законодательстве нет четкой инструкции по их внесению, но можно делать это без особой опаски. Самый надежный способ – занесение под ошибочно записанной записью записи с указанием ее номера : после этого все становится понятно и не нужно ничего менять!

В большинстве случаев работодатель должен определить ответственного за ведение Книги. Сделать это он обязан официально, подписав приказ на имя начальника отдела и подписью работодателя.

Обычно это тот же специалист, который отвечает и за ведение трудовых книжек.

В зависимости от масштабов компании это может быть:

1. специалист по персоналу и т. п.
2. секретарь;
3. делопроизводитель;
4. бухгалтер;
5. сотрудник отдела кадров;

В приказе должны быть указаны ФИО и должность ответственного лица ( его фамилия, имя ), а также обязанности по содержанию журнала. Заполняется Книга ответственным лицом от руки: записи вносятся на лист бумаги так;

• Подпись лица, которое несет ответственность за прием и ведение трудовой.
• Серия и номер книжки (или вкладыша к ней). В данной графе может стоять прочерк, если принимаемый документ образца 1938 г., поскольку в нем эти данные отсутствуют.
• Подпись сотрудника о получении документа при увольнении.
• Порядковый номер записи. О каждом событии, которое произошло с трудовой книжкой, запись вносится под отдельным номером.
• Должность подчиненного. В этой графе указывается название должности или специальности владельца трудовой книжки согласно штатному расписанию.
• Сумма, полученная от работника за заполнение документа. Сумма указывается в рублях. Если за подобные услуги организация не взимает плату, в графе ставится прочерк.
• Дата трудоустройства или заполнения книжки. Поскольку чаще всего эти две даты не совпадают, лучше указать число трудоустройства, причем арабскими цифрами.
• Дата выдачи трудовой на руки работнику при увольнении.
• ФИО владельца документа. Необходимо вносить эти данные полностью, указание инициалов не допускается.
• Дата и номер приказа о приеме на работу сотрудника. При регистрации вкладыша в этой графе нужно поставить прочерк.
• Наименование места работы. Здесь нужно указать конкретное структурное подразделение компании, в которое был определен подчиненный.

Как уже говорилось, форма Книги утверждена законодательно и работодатели обязаны ее соблюдать.

Если документ старого образца ( до 2003 года ) не имеет существенных изменений, то его можно заменять на новый. В противном случае он будет считаться бесформенным и подлежит замене в соответствии с новыми правилами или исправлению без замены документа.

В данном примере можно найти образец книги учета движения трудовых книг. Сделать это легко, если знать некоторые юридические тонкости.

В чем заключается преступление при подделке больничного? Более подробно о том в нашей статье. Как получить декретные мужу, читайте у нас! Книга хранится там же или на предприятии где происходит оформление и увольнение новых сотрудников (или их увольнения).

Например, это может быть:

1. секретариат.
2. кадровая служба;
3. бухгалтерия;

Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет.

После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов. 🙂 В любом случае это необходимо для защиты трудового кодекса от проверок трудовой инспекции и проверки трудовых инспекторов.